E-Fatura

e-Fatura ve e-Arşive Nasıl Geçilir?

Sayısız avantaj barındıran e-Fatura uygulamasına geçmeye karar verdiniz ve e-Faturaya nasıl geçilir sorusunun yanıtını merak ediyorsunuz. Size iyi bir haberimiz var: e-Faturaya geçmek sandığınız gibi zahmetli ve maliyetli değil!

Ticaret yapanlar kağıt faturalarını artık uzun yıllar boyunca saklamak zorunda olmadıklarının farkındalar. “e-Fatura nedir?” ve “e-Arşiv nedir?” gibi soruların cevapları artık çok daha iyi biliniyor. Ne var ki bu uygulamalara nasıl geçilebileceği konusunda hâlâ kafa karışıklığı yaşanabiliyor. Bunun sebebi de bu uygulamalara geçmenin birden fazla yolunun olması. Birçok seçeneğe rağmen, uygulamaların temel özellikleri ve bu uygulamalara geçmek isteyen firmaların ihtiyaçları iyi etüt edildiğinde, “e-Fatura ve e-Arşive nasıl geçilir?” sorularının cevaplarına ulaşmak oldukça basit.

e-Fatura ve e-Arşivin Farkları Nelerdir?

Vergi Usul Kanunu gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (Gelir İdaresi Başkanlığı) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik belgeye e-Fatura adı veriliyor. Bu faturaların hukuki açıdan basılı bir faturadan hiçbir farkı bulunmuyor.

E-Arşiv internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapanlara büyük kolaylıklar sunar. Uygulama, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği standartlara uygun bir biçimde olmalı. Elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası, ibrazı ve raporlaması olarak tanımlanıyor.

İki kavram arasındaki farkı çok daha basitçe anlatmaya çalışırsak; e-Fatura gönderdiğiniz müşteriniz e-Fatura sistemine henüz geçmemiş ise ona e-Arşiv fatura göndermiş oluyorsunuz. Müşterinize gönderdiğiniz bu fatura e-Arşiv sisteminden geçer. Gelir İdare Başkanlığı tarafından kayıt altına alınır. Yasal anlamda geçerli bir fatura olarak kabul ediliyor. Müşteriniz arzu ederse e-Arşiv faturayı dijital olarak arşivleyebildiği gibi dilerse çıktısını da alabiliyor. Çıktısını aldığı faturanın basılı faturadan yasal anlamda hiçbir farkı bulunmadığı için müşterinize ayrıca bir basılı fatura gönderme zorunluluğunuz ortadan kalkmış oluyor.

e-Faturaya ve e-Arşive Nasıl Geçilir?

Halihazırda devlet, internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve belirli bir cironun üzerine ulaşan kişilere e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğu getirmiş durumda. Eğer cironuz mevzuatta belirlenen limitin üzerine çıkmak üzereyse “e-Faturaya nasıl geçilir” ve “ e-Arşive nasıl geçilir sorularını inceleyin. Soruları sizi yakından ilgilendirmeli.

Öte yandan bu cironun altında olan firmalar da e-Fatura ve e-Arşiv sistemine geçip bu uygulamaların sayısız avantajından faydalanabilirler. Üstelik, henüz hiç fatura kesmemiş çiçeği burnunda bir işletmeyseniz dahi e-Fatura ve e-Arşiv sistemlerine geçmeniz mümkün.

Bu uygulamalara geçmek istiyorsanız. İşletmenizin ölçeğini göz önünde bulundurmalı ve şu üç seçenekten birini tercih etmelisiniz.

1. Kendi Sisteminizi GİB’in Sistemine Entegre Etmek

e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına geçmek için kendi kuracağınız sistemi Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine entegre etme yolunu seçebilirsiniz. Kendi e-Arşiv sisteminizi GİB’in sistemine entegre bir biçimde yürütebilmek için her şeyden önce TS-ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı, ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Standardı ve TS 13298 Elektronik Belge Yönetim Sistemi belgelerine sahip olmanız şart. Ayrıca 7 gün 24 saat boyunca kesintisiz çalışan bir bilgi işlem sisteminiz olmalı. Bu sistemin sadece sorunsuz çalışmaya devam etmesi için bile düzenli bir harcamayı gözden çıkarmanız gerekiyor.

Her şey rağmen bu seçenekte ısrarcıysanız ve belgelerinizle sisteminizin eksiksiz olmalı. Sıra bunu kanıtlamaya geliyor. Bunun için sisteminizin fatura ve raporları oluşturma, imzalama ve onaylama, zaman damgası kullanın. Faturaların iletilmesi aşamalarını nasıl yürüttüğüne dair kapsamlı bir raporu Gelir İdaresi Başkanlığı’na sunun.

GİB’in kapsamlı denetimlerinden başarıyla geçmeniz durumunda sisteminizi artık e-Arşiv uygulamasıyla entegre bir biçimde kullanmaya başlayabiliyorsunuz. Görüldüğü gibi bu ilk seçenek oldukça zahmetli. Hem de eğer milyonlarca müşteriyle çalışan ölçekte bir firma değilseniz sizin için fazlasıyla maliyetli.

2. E-Fatura Kullanmak

Hesabınızı kitabınızı yaptınız ve Gelir İdaresi Başkanlığı ile entegre çalışacak bir sistem kurmanın sizin için zarar ettirecek bir tercih olduğunu gördünüz. Küçük ve orta büyüklükteki işletmelerin bu sonuca varması çok doğal. Bu aşamada ciroları mevzuatla belirlenen seviyeye ulaşmadığı için e-Arşiv kullanmak zorunda olmayan bazı mükellefler sadece e-Fatura ile yetinmeyi seçebiliyor.

Sadece e-Fatura uygulamasıyla yetinmek isteyen mükellefler bunun için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura portalı hizmetinden faydalanabiliyor.. Ne var ki bu durumda faturalarınızı sisteme manuel olarak girmek zorunda kalıyorsunuz. Bir ay içinde sisteme ücretsiz olarak girebileceğiniz fatura sayısı 500 olarak sınırlı.

Öte yandan bu seçenek sadece e-Faturayı kapsadığı için e-Arşiv uygulamasından faydalanmamış oluyorsunuz. Yani müşteriniz henüz e-Fatura sistemine dahil olmamış ise ona basılı fatura göndermek zorunda kalıyorsunuz. Bu da en başta e-Faturaya geçme gerekçeniz olan pratiklik ve düşük maliyetten ödün verdiğiniz anlamına geliyor.

3.Bir Aracı Kurumla Çalışmak

Hem e-Fatura hem de e-Arşiv uygulamalarını bir arada kullanmak istiyor olabilirsiniz. Kendi sisteminizi Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine entegre etmek sizin için fazla maliyetli olur. İmdadınıza yetişecek bir yol daha var. E-Fatura Özel Entegratörü ve e-Arşiv Özel Entegratörü unvanlarına sahip bir aracı kurumla çalışmak.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın talep ettiği tüm belgelere sahip olan ve gerekli denetimlerden geçmiş olan bu kurumlardan hizmet alarak, çok daha pratik ve hesaplı bir biçimde e-Arşiv ve e-Fatura uygulamalarına geçmiş oluyorsunuz.

Bu hizmeti veren aracı kurumların talep ettikleri ücretler ve verdikleri hizmetin kapsamı değişkenlik gösteriyor. Bu noktada, e-Fatura ve e-Arşive geçme sebebinizin pratiklik arayışı ve maliyeti düşürmek olduğunu unutmayın. Bu iki koşulu birden karşılayan uzman bir entegratör ile çalışmak büyük önem taşıyor.

Propars Pratik ve Hesaplı Bir Çözüm

Propars’ın gelişmiş e-ticaret sistemlerini kullanana işletmelere e-fatura ücretsiz! Üstelik e-faturalarınızı yurt dışı siparişleriniz için de otomatik olarak oluşturabilirsiniz. Ayrıca bu faturalar mikro ihracata uygundur.

İlgili yazı;

e-faturaya nasıl geçmek

Siz de hemen www.propars.net ‘i ziyaret edin ve e-Faturanın avantajlarından yararlanmaya başlayın!