E-Fatura ve E-Arşiv Hakkında 27 Soru Cevap 2021 Güncel Bilgiler
1. E-Fatura nedir?
e-Fatura kulağa çok farklı bir tanım gibi gelse de en kolay anlatımıyla basılı faturanın elektronik ortamda hazırlanmış halidir. Dijital ortamda faturalarınızı hazırladığınız, gönderip aldığınız, yine dijital ortamda sakladığınız bir sistemdir. Tıpkı e-posta gibi, bir zamanlar kağıda basılı olarak yazıp yolladığımız mektupların, artık e-posta adı altında dijital ortamda oluşturulup gönderilmesine benzetilebilir. Matbu faturaya göre daha masrafsız ve daha hızlı olması gibi öne çıkan özellikleriyle tercih sebebidir.
2. E-Faturaya geçmenin faydaları nelerdir?
e-Faturaya geçmenin işletmelere sağladığı pek çok avantaj var. Bunlardan en önemlisi faturalama maliyetinizin önemli ölçüde düşecek olması. E-fatura ile kağıt, zarf gibi kırtasiye masraflarından kurtulacağınız gibi, aynı zamanda faturaları kargolama ve saklama maliyetlerinden de kurtulmuş olursunuz. Maliyetin yanı sıra faturalarınızı tek bir tuşla kesebilir, matbu faturadan çok daha kısa sürede müşterilerinize ulaştırarak zamandan tasarruf edersiniz. Faturalarınızın kargoda kaybolması gibi durumlar söz konusu olmayacağı gibi müşterilerinize faturanın ulaşıp ulaşmadığı konusunda bilgi sahibi olabilir, faturada herhangi bir hata olması durumunda hızlı müdahale edebilirsiniz.
Yasal zorunluluk gereği 10 yıl boyunca saklamak zorunda olduğunuz faturaları arşivlemek de pek çok işletme için ciddi bir sorundur. e-Fatura, djital ortamda arşivlendiğinden yıllarca saklanması gereken evrak yükünden kurtulur, geçmişte kesmiş olduğunuz herhangi bir faturayı kolaylıkla bulabilirsiniz.
e-Fatura aynı zamanda muhasebecinizin de iş yükünü azaltır, muhasebeciniz sizin hesaplarınızın takibini güncel olarak yapabilir. İşletmelere sağladığı tüm bu avantajların yanı sıra e-Fatura aynı zamanda çevre dostudur. Siz de kağıt kullanımını azaltarak doğayı korumaya özen gösterin.
3. E-Faturaya kimler geçebilir?
İsteyen her firma hemen e-faturaya geçebilir.. Devlet Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen e-Faturaya geçme zorunluluğu kriterlerine uymasanız bile gönüllü olarak e-Faturaya geçebilirsiniz. Yani daha basit bir tanımla; e-Faturaya geçmek için herhangi bir ciro kısıtlaması bulunmuyor. Fatura kesen bir işletmenizin olması e-Faturaya geçmeniz için yeterli. Çok az fatura kesen veya daha önce hiç fatura kesmemiş yeni bir işletmenizin olması fark etmez. Popars ile dilediğiniz zaman kolaylıkla e-faturaya geçebilirsiniz.
3.2. 2020’de bütün şirketler e-faturaya geçecek mi?
Hayır. Bu aralar servis sağlayıcılar tarafından ortaya atılmış bir dedikodu var; bütün firmaların 2020’de e-faturaya geçmesi gerektiği iddia ediliyor; fakat bu sadece fırsattan istifade uydurulmuş bir dedikodu. 2020’de e-faturaya geçme zorunluluğu olan şirketlerin 2018 veya 2019 yıllarının herhangi birinde toplamda 5 Milyon TL ciro yapmış olması gerekiyor. Başka bir deyişle 2020 e-faturaya geçiş zorunluluğu için ciro sınırı 5 Milyon TL.
Gelecek senelerde siz de e-faturaya geçmek istediğinizde, dürüst bir firmayla çalışmak isterseniz Propars’ı hatırlayın.
4. E-Faturaya nasıl geçilir?
Herkesin ilk aklına gelen sorulardan biri e-Faturaya geçmenin zor olup olmadığı. Propars kullandığınız takdirde e-Faturaya geçmek sanılanın aksine çok basit. Gerçek veya tüzel bir kişiliğiniz olduğu takdirde e-Faturaya hemen geçebilirsiniz. Hem de bilgisayarınızın başından hiç kalkmadan.
Öncelikle e-Faturaya geçmek için mali mühre ihtiyacınız var. Bu nedenle yapmanız gereken ilk şey Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan mali mühür almak. Böylelikle e-Faturaya geçmek istediğinizi GİB’e bildirmiş oluyorsunuz. Birkaç gün içinde gönderilen mali mührünüz ile artık e-Fatura kullanma yetkisine sahipsiniz. Mali mührünüz gelince tek yapmanız gereken sadece bir Propars hesabı açmak ve e-fatura kesmeye başlamak.
5. E-Fatura Kullanma Yöntemleri Neler?
e-Fatura uygulamasına geçtikten sonra e-Fatura kullanmanın birkaç farklı yolu var. Bu yöntemler:
- Özel entegrasyon
- Ücretsiz GİB Portal
- Ücretsiz Propars E-fatura.
6. Özel Entegrasyon nedir, kimler için uygundur?
Özel entegrasyon, eskiden, çok fatura kesen firmaların kullandığı, kendi özel e-Fatura sistemini kurmak anlamına gelen yöntemdir. Sahip olmak için özel entegrasyon kurulum hizmeti veren bilişim şirketlerinden satın almak gerekir. Genelde bir defaya mahsus 30-80 bin lira aralığında bir meblağ ödenir ve yıllık bakım, onarım gibi ek masraflar da çıkabilmektedir.
Özel entegrasyon ile e-Fatura kullanmak kimler için uygundur?
Artık Ülker, Sütaş gibi ayda yüz binlerce fatura kesen çok çok büyük ölçekli firmalar dışında kalan şirketler için uygun değildir. Çünkü, e-Fatura uygulaması yıllar önce ilk çıktığında, 100 adet, 250 adet gibi adetli satılan e-fatura çok pahalıydı ve firmalar, “Tek seferde 50-60 bin lira ödeyeyim, birkaç yılda amorti ederim” diyerek özel entegrasyon satın alıp tasarruf etmeye çalışıyordu. Propars “ucuz ve kaliteli e-Fatura” sloganıyla aylık 1000 adet e-faturayı ücretsiz; her ek 1000 e-faturayı da 49 TL’den sunmaya başladığından beri, artık artık özel entegrasyon ile e-Fatura kullanma yöntemi çoğu firma için gereksiz ve aşırı masraflı bir yöntem haline geldi.
7. Ücretsiz GİB Portal nedir, kimler için uygundur?
GİB Portal, kesilen bütün elektronik faturaların gönderilmesi gereken devlet platformudur. Devlet, e-Fatura kullananlara Portal üzerinden aylık 500 adet e-Fatura kesip göndermeyi ücretsiz sunmaktadır.
Ancak GİB Portal’da her fatura keseceğinizde, bütün müşteri, ürün / hizmet kalemini tek tek baştan yazarsınız. Bu yüzden bir fatura oluşturup göndermek dakikalar alır. Gönderilen ve gelen faturalar sadece 6 ay saklanır. Her işlem yapmak istediğinizde tekrar tekrar mali mühür kullanmanız gerekir. Platformda sadece e-Fatura kullanımı mevcut olup e-Arşiv kullanımı bulunmamaktadır. Kullanıcılar çoğu zaman açılmayan sayfalardan, çıkan hatalardan şikayet etmektedir.
Bir süre öncesine kadar az fatura kesen firmalar aylık 500 adet fatura ücretsiz olduğundan (zor olmasına rağmen) GİB Portal’ı tercih etmekteydi. Ancak sunduğu kolay kullanımlı, kaliteli ve güvenilir aylık 1000 adet ücretsiz e-Faturayla Propars, GİB Portal’a katlanmak istemeyenler için mükemmel bir alternatif!
8. Neden Propars E-Fatura?
Propars’ı tercih etmek için size sayabileceğimiz pek çok neden var. Bunların ilki ve en önemlisi Propars’ın e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarını size oldukça kolay bir yolla sunuyor olması. Maliye Bakanlığı onaylı, özel entegratörlük lisansına sahip az sayıdaki firmadan biri olan Propars’ı tercih ettiğiniz takdirde stok yönetimi, ön muhasebe gibi temel ihtiyaçlarınızı karşılarken aynı zamanda ayda 1000 adet ücretsiz e-Fatura sizin olur. Üstelik tüm bunlar için ödemeniz gereken tutar ayda sadece 49 TL!
Bu da ayda 1000 adet fatura kesen bir işletmenin ayda 475 TL tasarruf etmesi anlamına geliyor. Siz de fatura koçanlarına harcadığınız paraları hesapladığınızda Propars E-Fatura’nın ne kadar karlı olduğunu fark edebilirsiniz. e-Fatura ve e-Arşivin işletmenize sağlayacağı avantajların yanı sıra Propars teknik destek ve danışmanlık ile aklınıza gelen her soruyu ihtiyaç duyduğunuz anda cevaplamaya hazırdır.
Propars’ın hizmet kalitesini ve işletmenize sağlayacağı faydaları keşfetmek için Propars’ı mutlaka ücretsiz deneyin.
9. Mali mühür nedir? Mali mühür nereden alınır?
İşletmenizin elektronik ortamda fatura kesebilmesi için gerekli olan bir çeşit sertifikadır. Mali mühür ile e-Fatura veya e-Arşiv kullanmak için GİB’den yetki almış olursunuz. GİB’e başvuru yaparak bir form doldurmanız ve ücretini ödemeniz mali mühür almanız için yeterli. Mali mühür sertifikası için buradan başvuru yapabilirsiniz.
10. E-Faturaya geçiş ücretli mi? E-Faturaya geçiş maliyeti ne kadar?
e-Faturanın pahalı olduğunu düşündüren şey aktivasyon, kurulum ve entegrasyon ücretidir. Propars’ı tercih ettiğiniz takdirde e-Faturaya geçmek için ödemeniz gereken tek bedel mali mühür bedelidir. Propars kullanan tüm KOBİ’ler 2 yıl boyunca hiçbir ek ücret ödemeden ayda 1000 e-Faturası hakkına sahip olurlar.
Ayda 1000 fatura pek çok işletmenin ihtiyacını karşılasa da eğer daha fazla faturaya ihtiyacınız olursa çok uygun fiyatlarla bu sayıyı arttırmanız mümkün. Üstelik Propars ile ön muhasebe, stok yönetimi, e-ticaret gibi pek çok ihtiyacınızı da karşılamış olursunuz. Propars ile e-Fatura’ya geçmenin ne kadar ekonomik ve avantajlı olduğunu e-Fatura sayfasından detaylı olarak öğrenebilirsiniz.
11. Mali mühür ücreti 2020?
Pek çok kişi mali mühürün çok pahalı olduğunu düşünse de gerçek öyle değil. GİB’e mali mühür başvurunuz sırasında ödemeniz gereken bedel 2020 yılı itibariyle tüzel kişiler için 259,60 TL (220 TL + KDV) gerçek kişiler içinse 141,60 TL (120 TL + KDV). Fiyatlandırma ile ilgili detaylı ve güncel bilgiye GİB’in sitesinden ulaşabilirsiniz
12. Mali mührüm varsa tekrar almak zorunda mıyım?
Hayır, mali mührü bir kez almış olmanız yeterli. Mevcut mührünüzle e-Fatura kullanabilirsiniz.
13. E-Fatura kullanmak zor mu?
Matbu faturalara alışanlar dijital ortamda fatura kesmenin zor olduğunu düşünebilirler. Propars kullanıcı dostu arayüzü ile KOBİ’lere kolaylık sağlar. Her şeyin basitçe anlatıldığı işlevsel tasarımıyla Propars’ta işlem yaparken bunca zamandır matbu faturalarla harcadığınız zamana inanamayacaksınız.
14. E-Fatura ile kağıt fatura arasındaki fark nedir?
e-Fatura alıştığımız basılı faturanın sadece elektronik ortamda oluşturulmuş halidir. Kanuni açıdan basılı faturadan hiçbir farkı yoktur. Mali değeri açısından da bir fark bulunmadığından e-Faturayı bastırıp saklamanıza gerek yoktur.
15. e-Fatura kullanmayan firmalara veya kişilere e-Fatura gönderilebilir mi?
Fatura keseceğiniz firma veya kişi e-Fatura kullanıcısı olmasa bile ona fatura kesebilirsiniz. E-Fatura kullanmayan müşterilere fatura göndermek istediğinizde ise e-Arşiv kullanacaksınız. Propars otomatik olarak e-arşiv fatura gönderir.
16. e-Arşiv nedir? E-Fatura ve E-Arşiv arasındaki farklar nelerdir?
e-Arşivi basitçe e-Faturanın bir alt dalı olarak tanımlayabiliriz. E-Fatura sistemine dahil olmayan bir firmaya veya kişiye fatura kesmek istediğinizde e-Arşivi kullanmanız gerekir. e- Arşivin tıpkı fatura gibi mali değeri vardır ve kayıt altına alınarak saklanır. e-Arşiv kullanmak size ayrı bir iş yükü getirmez, e-Fatura kullanmak kadar kolay ve hızlıdır.
17. e-Arşiv zorunluluğu kimler için geçerli?
Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne göre 1 Ocak 2018 tarihi itibariyle Internet üzerinden mal veya hizmet satışı yapan firmalardan cirosu 1 milyon ile 5 milyon lira arasında olanlar için e-Arşiv zorunlu hale geldi. İş hasılatı veya cirosu 5 milyon ve üzerinde olanlar ise hem e-fatura hem e-arşiv uygulamasını kullanmak zorundalar. Bu konuyla ilgili detaylı bilgi almak isterseniz “E-ticaret Yapanlara E-Arşiv Fatura Zorunluluğu 2018” başlıklı yazımıza göz atmanızı öneririz.
18. e-Fatura iptali veya iadesi mümkün mü?
Elbette, e-Fatura uygulamasında da iptal ve iade işlemleri yapmanız mümkün. E-fatura kullanmaya başladığınızda adım adım nasıl kullanacağınızın anlatıldığı süreçte tüm bu işlemleri öğreneceksiniz.
19. Gönderdiğim e-Faturada değişiklik yapabilir miyim?
Yasal açıdan e-Faturanın basılı faturadan farkı yoktur. Nasıl ki müşterinize gönderdiğiniz bir fatura üzerinde düzenleme yapamazsanız e-Faturada da değişiklik yapamazsınız. e-Fatura gönderdiğiniz kurum veya kişi faturayı yasal süre içinde reddettiği takdirde yeniden fatura oluşturabilirsiniz. Mevzuat hükümlerine uygun olduğu takdirde alıcı faturayı iade edebilir. Alıcı faturayı kabul ettikten sonra fark edilen hatalarda harici yollarla faturaya itiraz etmek de mümkündür. Bir fatura gönderildikten sonra reddedilmesi veya itiraz edilmesi gibi durumlarda fatura göndericisi aynı fatura numarasıyla gönderim yapamaz. e-Fatura kullanımına başladığınızda e-Fatura iptali, iadesi gibi işlemlerle ilgili gerekli bilgilere kolaylıkla ulaşacaksınız.
20. E-Fatura irsaliye yerine geçer mi?
e-Arşiv Uygulamasına ilişkin usul ve esasların düzenlendiği 433 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne göre düzenlenen e-Faturalarda düzenleme tarihinin yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak tanımlanması durumunda e-Fatura çıktısı irsaliye olarak kullanılabiliyor. Ancak çıktıya mutlaka “İrsaliye yerine geçer” ifadesi eklenmeli ve satıcı veya yetkili tarafından imzalanmalıdır. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için e-Faturanın malı teslim ederken düzenlenmesi gerekiyor. Bu konuda daha detaylı bilgi almak isterseniz GİB’in konuyla ilgili sayfasını inceleyebilirsiniz.
21. e-Faturaları yazdırıp arşivlemeli miyim?
Size sağladığı en büyük kolaylıklardan biri arşivleme derdinden kurtulmanızdır. e-Faturalarınız zaten dijital ortamda arşivleneceği için ayrıca dosyalamanıza gerek kalmaz. Zaten Propars kullandığınız takdirde Propars sizin için faturalarınızı 10 yıl boyunca saklar, siz de evrak fazlalığından kurtulmuş olursunuz. Elbette bu arşivin bir faydası da; istediğiniz faturaya kolayca ulaşabilir olmanız. Geçmiş zamandaki bir faturaya ihtiyaç duyduğunuzda bir kaç saniye içinde faturayı görüntüleyebilirsiniz.
22. e-Fatura kullanmam muhasebecimin iş yükünde nasıl bir değişikliğe sebep olacak?
Öncelikle şunu söylemeliyiz ki e-Fatura uygulaması muhasebeciniz için hayat kurtarıcı olacak. Muhasebecinizin normalde saatler harcayarak yaptığı işler sadece bir kaç dakikasını alır hale gelecek. Üstelik muhasebeciniz tüm faturalara hızlı ve kolayca ulaşılabildiği için gözden kaçan hatalar daha kolay fark edilecek. Propars kullandığınız takdirde ön muhasebe modülünden de faydalanabileceğiniz için ekstra muhasebe programlarına para harcamaktan kurtulacak, vaktinizi ve enerjinizi sizin için daha verimli alanlara yansıtabileceksiniz.
>>Propars, muhasebecinize ek kullanıcı tanımlayarak erişim hakkı verir.<<
>>Propars fatura excel raporu ile muhasebeciler hızlı işlem yapabilir.
23. E-Fatura kimlere kesilir?
E-Fatura, sadece e-fatura kullanan firmalara kesilebilir. Yani e-faturayı sadece e-fatura kullanan firmalar kendi aralarında kullanırlar. Karşı taraf e-fatura kullanmıyorsa ona e-fatura gönderemezsiniz; zaten yukarıdaki maddelerde de açıkladığımız gibi, karşı taraf e-fatura kullanmıyorsa onlara e-arşiv fatura göndermeniz gerekiyor.
24.Bir firmanın e-Fatura veya e-Arşiv kullanıp kullanmadığını nasıl anlarım?
GİB’in web sitesinde yer alan kayıtlı kullanıcılar listesinden kontrol ederek bir firmanın e-Fatura uygulamasını kullanıp kullanmadığını anlayabilirsiniz. Ancak Propars kullanıyorsanız, böyle bir zahmete girmenize gerek yok. Propars bir firmanın e-fatura kullanıp kullanmadığını VKN ve TC numarası üzerinden otomatik olarak kontrol eder.
Siz sadece Propars’ta faturanızı oluşturup tek tuşla gönderirsiniz.
25. e-Fatura veya e-Arşive geçme zorunluluğum yok, neden geçeyim?
Devlet, geçen zamanla birlikte tüm mali işlemleri kayıt altına almak amacıyla e-fatura ve e-arşiv konusundaki zorunluluklar kapsamını genişletiyor. Dolayısıyla ciro sınırında da devamlı değişiklikler gündeme geliyor. Şimdi böyle bir zorunluluğunuz bulunmasa bile yakın zamanda bu değişikliklerin sizin kapınızı da çalması muhtemel.
Henüz devletin sınır olarak belirlediği cironun altında bir firmaysanız bile e-Fatura ve e-Arşivin avantajlı özelliklerinden faydalanmak için siz de gönüllü olarak bu uygulamalara hemen geçiş yapabilirsiniz.
26. e-Arşiv uygulamasına geçmek için e-Fatura kullanmak zorunda mıyım?
Firmalar e-Fatura ile birlikte e-Arşiv de kullanabilirler. Ancak e-Arşiv kullanmak için öncelikle e-Fatura sistemine dahil olmanız gerekiyor.
27. E-fatura kullanıcısına e-arşiv kesilir mi?
Hayır, bu bir hata olur. Yukarıda da açıkladığımız üzere, sadece e-fatura kullanan diğer firmalara kesilip gönderilebilir. E-fatura kullanan bir firmaya e-arşiv gönderemezsiniz. Eğer Propars kullanıyorsanız, Propars karşı tarafın durumunu kontrol ederek oluşturduğunuz faturanın otomatik olarak e-arşiv mi, yoksa e-fatura mı olacağına karar verip sizi hata yapmaktan kurtarır.
Propars e-Fatura & e-Arşiv videosu
İlgili yazılar:
